Ako sa vyhnúť tomu, aby váš email skončil v spame
Máte strach, aby váš e-mail neskončil u zákazníka v spame?
Možno vôbec na strane internetových prevádzkovateľov služieb a stránok predchádzať tomu, aby nekončila vaša elektronická pošta v spamoch vašich zákazníkov? Problémy nastávajú najmä pri legitímne a automaticky generovaných e-mailoch, ktorých obsahom je n apríklad potvrdenie registrácie a podobne.
10 nutných princípov, ako mať vysokú doručiteľnosť a nízke SPAM skóre
V nasledujúcom texte nájdete niekoľko zaujímavých trikov, ako možno predísť tomu, aby vaše e-maily nekončili v elektronických košoch vašich zákazníkov.
Mimochodom, tu sa pozrite presne aká je definícia SPAM - u podľa wikipedie (s pár užitočnými príkladmi)
1. Budujte si vysokú dôveryhodnosť
Ak nechcete, aby sa vaše e-maily túlali kade tade a padali záklazníkom do spamu, je potrebné vykročiť do boja a zabezpečiť niekoľko dôležitých vecí.
Dôveryhodnosť e-mailového serveru a samotného e-mailu
Základným poznatkom je skutočnosť, že dôveryhodnosť vášho e-mailového servera ovplyvňuje všetko, čo z neho odosielate. Ak chcete, aby bol server hodnotený ako dôveryhodný, ideálne je mať vlastnú IP adresu, cez ktorú odosielate len vaše e-maily a nie aj poštu iných klientov.
Ak budete cez túto IP adresu odosielať aj newslettre, zbystrite pozornosť. Pre účely zasielania letákov je totiž niekedy lepšie vytvoriť samostatný e-mailový server. Prečo je to tak, sa dozviete aj v nasledujúcich riadkoch.
2. Používajte vlastný e-mailový server
Pri problematike newsletterov tak ešte chvíľu ostaneme. Ak ani vy nie ste začiatočníkom v tomto sektore, určite ste už mali tú česť s niektorým z e-mailových serverov. My sme sa zoznámili so službou www.elasticemail.com, ktorá sa hneď stala naším dobrým priateľom.
Oslovili nás najmä jej príjemné vlastnosti. Stačí v nej vytvoriť účet a nastaviť SMTP v CMSovom System Options. Je to priateľ, ako sa patrí. Ako bonus vám poskykne možnosť posielať až 25 tisíc e-mailov za mesiac. Ak sa už radíte medzi borcov s väčším publikom, nezaplatíte viac ako 0,19 USD za tisíc e-mailov.
My využívame aj self-hosted aplikáciu sendy.co. Hosťujeme ju priamo u nás, integrovanú do nášho redakčného systému BUXUS. Vlastný server pre zasielanie e-mailov si môžete zriadiť aj prostredníctvom služby Amazon SES. Tísic e-mailov vás tu vyjde na 0,10 USD. Využiť však môžete aj vlastný virutálny server.
Výhodou oboch spomínaných služieb je to, že umožňujú posielať tzv. transakčné e-maily a zároveň vyklikávať kampaňové. Nezálaží pritom na tom, či posielate newslettre, alebo e-maily s iným obsahom. Dôležité je, aby bol e-mailový server schopný preukázať, že je oprávnený odosielať e-maily pod menom vašej domény.
3. Funkčný odosielateľ (adresa "from") s dobrou reputáciou
Jedným z dôvodov, prečo sú vaše e-maily niekedy zaraďované do spamového priečinku, je skutočnosť, že sú odosielané z jedného e-mailového servera, kedy váš klient, za ktorého rozposielate e-mailing, nemal zriadený vlastný server. V takýchto prípadoch „from“ adresa typu noreply@klient.sk častokrát vôbec neexistuje, a to je červená vlajka pre spam filtre.
Ak posielate väčšie množstvo e-mailov naraz z toho istého servera a robíte tak v krátkom časovom horizonte, môže nastať situácia, že vás Google dočasne zablokuje. Je pritom úplne jedno, kto je odosielateľom – „from“ adresa, pretože cieľové e-maily budú chodiť aj do Google a stále z toho istého servera. Je preto dobré pamätať si, že najmä Google je citlivý na frekvenciu prichádzajúcich e-mailov.
Zdroj: iStock
4. Nastavenie vlastného overovania domény: DKIM a SPF
Ako sme už naznačili, pri používaní vlastného servera môžu nastať problémy s jeho dôveryhodnosťou. Poskytovatelia internetových služieb (ISP), ako Google, Yahoo či Microsoft, kontrolujú prichádzajúce e-maily prostredníctvom overenia DKIM a SPF. Následne rozhodujú o ich ďalšom osude a vyhodnocujú, či ich zaradia do spamu alebo ako zlodeja adries. Ani jedna z uvedených možností pritom nie je pre vás vytúženým cieľom.
SPF je jednoduché nastavenie špeciálneho DNS záznamu na konkrétnej doméne. Inými slovami, určuje IP adresy, odkiaľ vlastník domény povoľuje odoslanie pošty s hlavičkou tejto domény. Pri DKIM sa zase jedná o digitálny podpis každého e-mailu privátnym kľúčom, ktorý si poštové servery vedia overiť prostredníctvom DNS, keď je v špeciálnom zázname zverejnený k privátnemu kľúču aj zodpovedajúci verejný kľúč.
Pri e-mailoch, ktoré majú smolu a neprejdú cez SPF a DIKM overenie, sa následne zvyšuje pravdepodobnosť, že skončia v nevyžiadanej pošte. Ak sa tomu chcete vyhnúť, skúste rozbehnúť funkcionalitu na podpisovanie e-mailov – DKIM a overovanie SPF pre vašu doménu. Ako na to? Funkciu nájdete priamo v odporúčaniach vrátených, respektíve neprijatých e-mailov.
5. Databáza e-mailových adries a aktívni príjemcovia
Pri posielaní newsletterov je dôležitá ešte jedna vec. E-mailová databáza by mala byť vytvorená postupne a prirodzeným spôsobom. Môžu v nej byť zaradení vaši zákazníci, účastníci súťaží (ktorí súhlasili s odberom) či návštevníci webu, ktorí sa dobrovoľne prihlásili k odberu e-mailových správ.
Pozor na blacklist
Vyhnite sa nákupu e-mailovej databázy od tretích strán. Môže sa vám pritom stať, že budete odosielať e-maily na adresy, ktoré už nie sú aktuálne, alebo budete mať vysoký bounce rate - mieru vrátených e-mailov z dôvodu starej alebo nefunčknej adresy, resp. plnej schránky príjemcu. Ľahko sa vám tak môže stať, že sa zrazu ocitnete na blackliste poskytovateľov e-mailových schránok.
Provideri za týmto účelom využívajú tzv. „spam traps“. Sú to e-mailové schránky bez konkrétneho majiteľa. Ak adresu dlho nikto nevyužíva, chodia na ňu e-maily a schránka je preplnená, odosielateľ e-mailov môže byť označený za nedôveryhodného. Preto je veľmi dôležité neustále kontrolovať zoznamy adresátov. Zdroj
E-mailové adresy, z ktorých sa vám správy vracajú späť, je potrebné ihneď vymazávať. Dajte si pritom pozor na hlásenia týchto e-mailov a sledujte, či sa vám vrátili naspäť preto, že neexistujú, alebo je schránka plná. Uistite sa, že ste ich odstránili z mailing listu skôr, ako sa z nich stane spam trap.
6. Používajte „double-opt in“
Ak si chcete byť istí, že vám nehrozia spomínané stiuácie, môžete použiť aj tzv. double-opt funkciu.
Cez ňu si overíte, či patrí e-mailová adresa skutočnej osobe. Je to veľmi účinný spôsob, pomocou ktorého zachytíte preklepy prihlasovateľov do newslettteru a falošné e-mailové adresy, ktoré by mohli byť považované za „spam traps“.
V praxi to vyzerá tak, že po zadaní emailu bude musieť Váš budúci odberateľ ešte kliknúť na email, ktorý mu prišiel a tak potvrdiť svoju identitu.
7. Neskrývajte link na odhlásenie sa z odberu
K problematike newsletterov treba pristupovať s náležitou starostlivosťou a citlivo.
V žiadnom letáku by nemal chýbať odkaz na odhlásenie sa z odberu. Dotatočnú pozornosť by ste preto mali venovať predmetu rozosielaného e-mailu, z ktorého musí byť na prvý pohľad zrejmé, čoho sa týka.
Tiež veľmi odporúčam neskrývať link na odhlásenie sa z odberu, práve naopak, zvýraznite ho. V praxi sa bežne stáva, že keď odberateľ emailov nevie nájsť odkaz na odhlásenie, tak radšej klikne na "Nahlásiť SPAM" čo vašej email reputácii len uškodí.
Pre vás je tiež dôležité, aby ste mali čo najmenšie percento odhlásených užívateľov, a aby zasielaná pošta nepadala zákazníkom do spamu. Potom by sa vám mohlo tiež stať, že provideri (Google, Zoznam, Microsoft, Yahoo a ďalší) môžu začať posielať aj iné vaše e-maily do spamových záložiek vašich zákazníkov a vaša snaha zaujať tak vyjde na zmar.
Pozor si však treba dať aj na fakt, že podmienky zaraďovania e-mailových správ do spamov sa neustále menia. Tieto zmeny sa odvíjajú aj od toho, ktoré e-maily a newslettre užívatelia označujú za spam. Príkladom toho je aj gmail, ktorý tiež filtruje nevyžiadanú poštu podľa uvedeného kľúča. V gmaili môžete správy označiť ako spam, alebo toto označenie zrušiť. Gmail pritom aj samostatne identifikuje spam a podozrivú poštu a tieto potom automaticky hádže do spamu.
8. Majte seriózny a dôveryhodné predmety správ (subject lines)
V predmete e-mailu sa treba vyhýbať niektorým konkrétnym frázam, ktorú sú označované ako zavádzajúce - z anglického „triggers“. Na priloženom linku od Hubspot nájdete zoznam týchto triggerov. Sú uvedené v anglickom jazyku, pomôcť však môžu aj slovenským tvorcom.
Takisto odporúčame kroťte sa v použivaní smajlíkov, veľkých písmen a spam slov, ktoré zbytočne upozornia na to, že apelujete na nízke pudy a inštinkty ľudí s cieľom získať preklik (otvorenie emailu).
Samozrejme, z času na čas môžete použiť aj lacnejšie znenie subject line (predmetu správy), len to hlavne nepreháňajte.
9. Overte si, či nemáte blokovanú IP adresu
Ak máte problém s odoslaním e-mailu, dôvodom môže byť zablokovaná IP adresa. V takomto prípade môžete využiť voľne dostupné online nástroje, ako napr. abuseat.org, prostredníctvom ktorých skontrolujete, či sa adresa pripojenia nedostala do spam listu.
To vám ukáže, či vaša IP adresa nie je na zozname CBL list, a či náhodou nevykazuje známky toho, že je infikovaná trójskym koňom, nebezpečným odkazom, alebo nejakou inou formu z botnetu.
10. Zablokovaný server
Zablokovaniu serveru niektorým z poskytovateľov adries sa možno nevyhnete. V takomto prípade však môžete postupovať tak, že overíte IP adresu e-mailového servera alebo doménu, či sa nenachádza v konkrétnych DNS blocklistoch: spamcop.net, spamhaus.org, sorbs.net, prípadne v nejakom agregovanom kontrolore ako napríklad http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx.
Pri Microsofte zas častokrát stačí iba vyplnenie formulára a do pár dní vám ho odblokujú: https://support.live.com/eform.aspx?productKey=edfsmsbl3&ct=eformts&scrx=1.
Negatívom je, že práve uvedené spoločnosti nepoužívajú žiadne externé DNS blocklisty a každý tak využíva svoje vlastné techniky. Môžeme teda tvrdiť, že Microsoft, Google aj Amazon majú svoje vlastné tajomstvá.
Ostatní, menší e-mailoví provideri, používajú práve tieto tretie strany ako spamhaus, sorbs, mcafee a rôzne iné. Z tohto dôvodu ich tiež nemožno zosumarizovať. Ich kombinácia je takmer vždy unikátna pre konkrétny mailový server.
Využívanie vyššie uvedených princípov vám v mnohom pomôže a ušetriť množstvo času potrebného na iné biznis aktivity. Vzdelávanie v tomto sektore sa však ani týmto nekončí, a preto je dobré zveriť sa do starostlivosti odborníkom, ktorí sa špecializujú na danú problematiku a ktorí vám tak ušetria množstvo drahocenného času.
