Čo je Shopify Flow?

Čo to znamená

Shopify Flow je nástroj na automatizáciu procesov v e-shope na platforme Shopify. Umožňuje vytvárať automatické pracovné postupy (workflows), ktoré reagujú na udalosti v e-shope a podľa vopred nastavených pravidiel vykonávajú konkrétne akcie.

V praxi môže Shopify Flow napríklad automaticky označiť VIP zákazníka, upozorniť tím na vysokohodnotnú alebo rizikovú objednávku, reagovať na nízky stav zásob, pracovať s produktmi alebo spustiť ďalší proces v prepojenej aplikácii.

Základné automatizácie je možné vytvárať bez programovania. Shopify Flow funguje na princípe trigger – condition – action, teda spúšťač – podmienka – akcia.

Namiesto toho, aby tím opakovane kontroloval rovnaké situácie a manuálne vykonával ďalšie kroky, Flow sleduje definované udalosti a reaguje na ne automaticky.

Viac info

Ako Shopify Flow funguje?

Každý workflow definuje, čo má automatizáciu spustiť, aké podmienky sa majú vyhodnotiť a čo sa má následne vykonať.

1. Spúšťač (trigger)

Spúšťač je udalosť, ktorá workflow aktivuje.

Môže ísť napríklad o:

• vytvorenie novej objednávky,

• vytvorenie zákazníka,

• zmenu údajov o produkte,

• zmenu stavu zásob,

• fulfillment objednávky,

• zmenu alebo inú udalosť v Shopify,

• udalosť v kompatibilnej aplikácii.

Spúšťač teda odpovedá na otázku: Čo sa musí stať, aby sa workflow spustil?

2. Podmienka (condition)

Po spustení workflow môže Flow skontrolovať jednu alebo viac podmienok a podľa nich rozhodnúť, čo má nasledovať.

Napríklad: 

Ak hodnota objednávky presiahne 500 €, označ zákazníka ako VIP.

Alebo:

Ak objednávka spĺňa definované rizikové kritériá, označ ju a upozorni zodpovedného člena tímu.

Podmienky umožňujú vytvárať aj vetvenia. Jeden workflow tak nemusí reagovať na každú situáciu rovnako, ale môže pokračovať rôznymi cestami podľa dát, ktoré vyhodnotí.

3. Akcia (action)

Akcia určuje, čo má Shopify Flow po splnení podmienok vykonať.

Môže napríklad:

• pridať alebo odstrániť tag,

• upraviť údaje v Shopify,

• označiť objednávku alebo zákazníka,

• odoslať interné upozornenie,

• vykonať akciu súvisiacu s produktom,

• spustiť ďalší proces v kompatibilnej aplikácii,

• pri podporovaných možnostiach komunikovať s externým systémom.

Jeden workflow pritom môže obsahovať viac krokov. Shopify Flow preto nie je obmedzený iba na jednoduché pravidlá typu „ak sa stane A, urob B“.

Čo všetko sa dá pomocou Shopify Flow automatizovať?

Možnosti závisia od procesov konkrétneho e-shopu, dostupných dát, Shopify plánu a aplikácií, ktoré používa. Flow je možné využiť naprieč objednávkami, zákazníkmi, produktmi, zásobami aj ďalšími časťami prevádzky e-shopu.

Automatizácia objednávok

Jednou z najčastejších oblastí využitia sú objednávky. Shopify Flow môže reagovať na vznik alebo zmenu objednávky a následne vykonať ďalšie kroky podľa jej hodnoty, produktov, zákazníka alebo iných dostupných údajov.

Môžete napríklad:

• označiť objednávky nad určitú hodnotu,

• upozorniť tím na neštandardnú objednávku,

• rozlišovať objednávky podľa definovaných kritérií,

• spustiť ďalší interný proces,

• priradiť objednávke tag pre jednoduchšie ďalšie spracovanie.

Pri veľkom množstve objednávok tak tím nemusí každú z nich manuálne kontrolovať a triediť.

Segmentácia zákazníkov

Flow môže pracovať aj s údajmi o zákazníkoch a pomáhať s ich automatickým označovaním. Ak napríklad zákazník dosiahne stanovenú hodnotu nákupov, môžete mu automaticky priradiť VIP tag a následne naň nadviazať ďalším procesom.

Automatizácia môže byť užitočná pri:

• identifikácii hodnotných zákazníkov,

• označovaní zákazníkov podľa stanovených pravidiel,

• vytváraní podkladov pre ďalšiu segmentáciu,

• spúšťaní nadväzujúcich marketingových alebo zákazníckych procesov.

Monitoring skladových zásob

Manuálna kontrola stavu zásob je pri väčšom sortimente časovo náročná. Shopify Flow môže reagovať na zmenu skladových zásob a pri splnení definovanej podmienky spustiť ďalšiu akciu. Ak napríklad množstvo produktu klesne pod stanovenú hranicu, workflow môže upozorniť tím alebo vykonať inú dostupnú akciu.

Takáto automatizácia pomáha rýchlejšie zachytiť situácie, ktoré by pri manuálnej kontrole mohli zostať nepovšimnuté.

Práca s produktmi

Shopify Flow je možné využiť aj pri správe produktového katalógu. Workflowy môžu reagovať na zmeny súvisiace s produktmi a na základe nastavených pravidiel vykonávať ďalšie kroky. Pri veľkých katalógoch môže automatizácia odstrániť množstvo opakujúcej sa manuálnej práce.

Kontrola rizikových objednávok

Flow môže byť súčasťou procesu kontroly objednávok, ktoré si vyžadujú zvýšenú pozornosť. Ak objednávka spĺňa vopred definované kritériá, workflow ju môže označiť a upozorniť tím, aby ju pred ďalším spracovaním skontroloval. Shopify Flow však nie je samostatný systém na detekciu podvodov. Automatizuje predovšetkým reakciu na dostupné údaje, udalosti a pravidlá, ktoré máte k dispozícii.

Interné upozornenia

Nie každá automatizácia musí meniť dáta alebo vykonávať zložitú operáciu. Veľmi praktickým využitím Flow sú upozornenia.

Tím môže dostať informáciu napríklad vtedy, keď:

• vznikne objednávka nad stanovenú hodnotu,

• nastane problém, ktorý si vyžaduje kontrolu,

• zásoba produktu klesne pod definovanú hranicu,

• nastane iná dôležitá udalosť v e-shope.

Namiesto pravidelného manuálneho kontrolovania administrácie sa tak správna informácia dostane k tímu v momente, keď je potrebná.

Shopify Flow a prepojenie s ďalšími aplikáciami

Veľkou výhodou Shopify Flow je, že automatizácia nemusí zostať uzavretá iba v samotnom Shopify.

Kompatibilné aplikácie môžu Shopify Flow sprístupniť vlastné triggery a akcie. Vďaka tomu môže udalosť v jednej aplikácii spustiť workflow a Flow môže následne vykonať akciu v inom podporovanom nástroji.

Možnosti konkrétnej integrácie však vždy závisia od toho, aké triggery a akcie daná aplikácia pre Shopify Flow podporuje.

Pri návrhu automatizácie preto nestačí vedieť, že určitú aplikáciu používate. Je potrebné overiť, aké možnosti integrácie s Flow skutočne poskytuje.

Shopify Flow a externé systémy

Pri pokročilejších automatizáciách môže vzniknúť potreba odovzdávať informácie aj mimo ekosystému Shopify. Flow podporuje aj možnosti komunikácie s externými systémami, napríklad prostredníctvom HTTP požiadaviek. Dostupnosť konkrétnych funkcií však závisí od Shopify plánu a spôsobu integrácie.

Pri jednoduchých procesoch môže Flow nahradiť manuálne prenášanie informácií medzi systémami. Pri komplexných integráciách s ERP, CRM, skladovým systémom alebo vlastnou aplikáciou však nemusí byť Flow jedinou potrebnou technológiou.

V takých prípadoch môže byť súčasťou širšieho integračného riešenia.

Hotové šablóny Shopify Flow

Každú automatizáciu nemusíte vytvárať úplne od začiatku. Shopify ponúka šablóny workflowov, ktoré pokrývajú množstvo bežných e-commerce scenárov.Šablóna obsahuje predpripravenú logiku automatizácie, ktorú môžete následne upraviť podľa potrieb svojho e-shopu.

Je to užitočné najmä pri prvých automatizáciách, pretože na konkrétnych príkladoch vidíte, ako spolu fungujú spúšťače, podmienky a akcie.

Pri špecifických firemných procesoch si môžete vytvoriť vlastný workflow od začiatku.

Komplexnejšie workflowy a vetvenie

Shopify Flow nie je obmedzený iba na jednu podmienku a jednu akciu. Workflow môže obsahovať viacero podmienok a podľa ich výsledku sa vetviť. Automatizácia tak môže na rôzne situácie reagovať odlišne.

Napríklad jedna nová objednávka môže podľa svojich parametrov pokračovať štandardným procesom, zatiaľ čo objednávka s vysokou hodnotou môže spustiť ďalšiu kontrolu a úplne iný súbor krokov.

S rastom e-shopu tak môžu rásť aj automatizácie – od jednoduchých pravidiel až po workflowy pokrývajúce viacero krokov firemného procesu.

História a monitoring workflowov

Pri automatizácii je dôležité vedieť nielen to, čo sa malo vykonať, ale aj to, čo sa reálne vykonalo.

Shopify Flow umožňuje sledovať aktivitu a jednotlivé behy workflowov. Vďaka tomu môžete kontrolovať, či sa workflow spustil, akým spôsobom prešiel jednotlivými krokmi a či sa pri jeho vykonávaní nevyskytol problém.

Je to dôležité najmä pri komplexnejších automatizáciách, kde na jednom workflowe môže závisieť ďalší firemný proces.

Aké sú hlavné výhody Shopify Flow?

Úspora času

Najväčším prínosom automatizácie je odstránenie opakujúcich sa manuálnych úloh. Ak tím každý deň vykonáva rovnakú kontrolu alebo rovnakým spôsobom reaguje na konkrétnu udalosť, existuje priestor na automatizáciu. Pri rastúcom e-shope sa časová úspora násobí s počtom objednávok, zákazníkov a produktov.

Nižšie riziko ľudskej chyby

Pri manuálnych procesoch môže niekto zabudnúť objednávku označiť, skontrolovať určitú hodnotu alebo odovzdať informáciu kolegovi. Automatizovaný workflow postupuje podľa vopred definovaných pravidiel pri každom spustení.

Automatizácia bez potreby programovania

Mnohé workflowy dokáže používateľ vytvoriť priamo v rozhraní Shopify Flow bez písania vlastného kódu. To umožňuje automatizovať množstvo každodenných procesov bez toho, aby každá zmena vyžadovala samostatný vývoj.

Flexibilita

Workflowy môžete postupne upravovať podľa toho, ako sa menia procesy vo firme. Jednoduchá automatizácia môže začať jedným pravidlom a neskôr sa rozšíriť o ďalšie podmienky, vetvenia a akcie.

Prepojenie viacerých nástrojov

Vďaka podporovaným integráciám môže byť Shopify Flow spojovacím článkom medzi Shopify a ďalšími aplikáciami, ktoré firma používa. Automatizácia sa tak nemusí týkať iba jednej časti e-shopu, ale môže prepájať viacero krokov jedného procesu.

Pre koho je Shopify Flow vhodný?

Shopify Flow nie je určený iba pre veľké e-shopy. Využiť ho môže menší obchod aj veľká medzinárodná e-commerce značka.

Najväčší prínos má všade tam, kde sa pravidelne opakujú procesy, ktoré možno opísať jasnými pravidlami.

Typicky môže ísť o:

• spracovanie a označovanie objednávok,

• segmentáciu zákazníkov,

• monitoring zásob,

• správu produktov,

• interné upozornenia,

• kontrolné procesy,

• prácu s dátami,

• prepájanie Shopify s ďalšími aplikáciami.

Pri menšom e-shope môže Flow ušetriť niekoľko pravidelne sa opakujúcich úloh. Pri väčšom e-commerce projekte môže byť súčasťou komplexnej automatizácie procesov naprieč viacerými tímami a systémami.

Je Shopify Flow dostupný vo všetkých Shopify plánoch?

Shopify Flow je bezplatná aplikácia dostupná pre plány Basic, Grow, Advanced a Shopify Plus.

Nie všetky možnosti sú však dostupné rovnako vo všetkých plánoch. Niektoré pokročilé funkcie, napríklad vybrané možnosti komunikácie s externými systémami, môžu vyžadovať vyšší Shopify plán.

Pred návrhom komplexnej automatizácie je preto vhodné overiť dostupnosť konkrétnych triggerov, akcií a funkcií pre plán a aplikácie, ktoré e-shop používa.

Čo potrebujete na efektívne využitie Shopify Flow?

Technológia sama osebe nevyrieši zle nastavený proces. Pred vytváraním workflowov je preto dobré najskôr pochopiť, čo chcete automatizovať a prečo.

Začnite činnosťami, ktoré váš tím pravidelne opakuje:

• Čo kontrolujete každý deň?

• Ktoré údaje manuálne označujete alebo triedite?

• Kedy musí niekto upozorniť ďalšieho člena tímu?

• Ktoré úlohy majú vždy rovnaký postup?

• Ktoré chyby vznikajú pri manuálnej práci najčastejšie?

Následne môžete proces prepísať do jednoduchej logiky:

Čo sa stane → čo potrebujem skontrolovať → čo sa má následne vykonať.

Až potom má zmysel vytvoriť konkrétny workflow.

Aké sú limity Shopify Flow?

Shopify Flow dokáže automatizovať veľké množstvo procesov, ale nie je náhradou za akýkoľvek vývoj na mieru. Flow pracuje s udalosťami, dátami, podmienkami a akciami, ktoré má Shopify alebo prepojená aplikácia k dispozícii.

Ak potrebujete veľmi špecifickú biznis logiku, vlastnú funkcionalitu, komplexné spracovanie dát alebo integráciu so systémom, ktorý potrebné možnosti nepodporuje, môže byť potrebné vytvoriť vlastnú aplikáciu alebo integráciu.

Pri komplexných e-shopoch preto môže Shopify Flow fungovať ako jedna vrstva automatizácie popri ďalších technológiách.

Aký je rozdiel medzi Shopify Flow a Shopify Functions?

Shopify Flow a Shopify Functions riešia odlišné úlohy.

Shopify Flow slúži na automatizáciu procesov. Sleduje udalosti a podľa definovaných podmienok spúšťa ďalšie akcie.

Shopify Functions sú určené vývojárom na rozširovanie a úpravu vybraných častí obchodnej logiky Shopify pomocou vlastného kódu.

Zjednodušene:

Shopify Flow = automatizácia workflowov bez potreby programovania pri bežných scenároch.

Shopify Functions = vývoj vlastnej obchodnej logiky v podporovaných častiach Shopify.

Tieto technológie si nekonkurujú a pri komplexnejších e-commerce riešeniach sa môžu navzájom dopĺňať.

Shopify Flow pri rastúcom e-shope

S rastom e-shopu nerastie iba počet objednávok. Pribúdajú produkty, zákazníci, trhy, aplikácie a interné procesy. Úloha, ktorú tím zvládal manuálne pri desiatkach objednávok, môže byť pri stovkách alebo tisícoch objednávok zbytočne časovo náročná.

Shopify Flow umožňuje časť týchto procesov automatizovať bez potreby vyvíjať každé pravidlo od nuly. Pri komplexnejších projektoch však môže byť automatizácia len jednou časťou celého riešenia. Ak potrebujete špecifický dizajn, funkcionalitu, integrácie či úpravy nákupného procesu, riešením môže byť e-shop na mieru na Shopify, ktorý kombinuje možnosti platformy s vývojom podľa potrieb vášho biznisu.

Pri väčších e-shopoch môže pomáhať s kontrolnými procesmi, správou objednávok, prácou so zákazníkmi a produktmi alebo odovzdávaním informácií medzi Shopify a ďalšími nástrojmi. Pri medzinárodnom predaji môžu workflowy reagovať napríklad na konkrétne vlastnosti objednávky alebo zákazníka a podľa nich spustiť odlišný proces. Flow však sám osebe nenahrádza nástroje Shopify určené na lokalizáciu, platby, meny, dane alebo správu jednotlivých trhov. Automatizuje procesy, ktoré na tieto dáta a udalosti nadväzujú.

Časté otázky o Shopify Flow

Je Shopify Flow zadarmo?

Áno. Shopify Flow je bezplatná aplikácia od Shopify. Je dostupná pre plány Basic, Grow, Advanced a Shopify Plus. Niektoré konkrétne funkcie však môžu byť dostupné iba vo vybraných plánoch.

Potrebujem na Shopify Flow vedieť programovať?

Na vytvorenie bežných workflowov nie. Shopify Flow je navrhnutý tak, aby bolo možné automatizácie skladať pomocou triggerov, podmienok a akcií bez písania vlastného kódu.

Pri komplexných integráciách alebo špecifickej biznis logike však môže byť potrebná pomoc vývojára.

Môžem v Shopify Flow vytvoriť vlastný workflow?

Áno. Môžete využiť hotovú šablónu alebo vytvoriť vlastný workflow podľa procesov svojho e-shopu.

Dokáže Shopify Flow pracovať s ďalšími aplikáciami?

Áno, pokiaľ daná aplikácia podporuje integráciu so Shopify Flow. Konkrétne možnosti závisia od triggerov a akcií, ktoré aplikácia sprístupňuje.

Môže Shopify Flow automatizovať objednávky?

Áno. Flow môže reagovať na udalosti súvisiace s objednávkami, vyhodnocovať ich údaje a následne vykonať dostupné akcie podľa nastavených pravidiel.

Dokáže Shopify Flow sledovať skladové zásoby?

Flow môže reagovať na udalosti a zmeny súvisiace so zásobami a následne spustiť ďalšiu akciu. Môže tak byť súčasťou automatizovaného procesu monitorovania skladu.

Nahradí Shopify Flow vývoj na mieru?

Nie vo všetkých prípadoch. Veľa automatizácií dokáže vyriešiť bez vlastného vývoja, no pri komplexnej logike, špecifických integráciách alebo funkcionalite mimo dostupných možností Flow môže byť potrebný vývoj na mieru.

Aký je rozdiel medzi Shopify a Shopify Flow?

Shopify je e-commerce platforma na vytvorenie a prevádzku internetového obchodu. Shopify Flow je jeden z nástrojov v ekosystéme Shopify, ktorý slúži na automatizáciu procesov a workflowov.